Phòng ban · Vật tư - Thiết bị

Phòng Vật tư - Thiết bị

Quản lý cung ứng, kho, vật liệu, máy móc – thiết bị, nhiên liệu, bảo trì và kiểm định; cảnh báo khi vật tư dưới định mức hoặc thiết bị đến hạn kiểm định.

0nhóm chức năng
0cấp tài khoản
0chỉ số KPI theo dõi
0luồng công việc
I · Cung cấp yêu cầu

Thông tin cần mỗi phòng cung cấp

Bốn nhóm thông tin thu thập từ mỗi phòng để hệ thống bám sát thực tế vận hành.

QUAN TRỌNGĐề nghị mỗi phòng cung cấp đầy đủ 4 nhóm thông tin dưới đây

Đây là cơ sở bắt buộc để CII E&C thiết kế phần mềm đúng thực tế vận hành của phòng — vui lòng hoàn thiện trước khi cấu hình tài khoản, chức năng và luồng công việc.

YÊU CẦU 01

Mô tả công việc đang làm

Mỗi phòng liệt kê đầu việc thực tế đang thực hiện, để hệ thống số hóa đúng nhu cầu.

YÊU CẦU 02

Quy trình quản lý

Cách phòng đang tổ chức, kiểm soát và theo dõi công việc hiện tại.

YÊU CẦU 03

Quy trình giao & nhận việc

Trình tự giao việc từ cấp trên xuống và cách tiếp nhận, phản hồi, báo cáo.

YÊU CẦU 04

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Cách phối hợp, trao đổi dữ liệu và bàn giao với các phòng liên quan.

II · Tài khoản người dùng

Ba cấp tài khoản & phân quyền

Mỗi cấp có phạm vi giao việc và khai báo riêng, thống nhất trên toàn hệ thống.

Trưởng phòng Vật tư - Thiết bị

Cấp trưởng

Giao việc · duyệt · xem toàn phòng · nhận báo cáo tự động

Phó phòng Vật tư - Thiết bị

Cấp phó

Giao việc · nhận việc · tự khai báo công việc

Nhân viên

Nhân viên

Nhận việc · tự khai báo · công việc liên quan

III · Chức năng

Các nhóm chức năng của phòng

Danh mục đầy đủ để khách lựa chọn, bổ sung hoặc lược bớt khi triển khai thực tế.

01Kế hoạch cung ứng

Mua sắm theo tiến độ dự án.

02Đề xuất / yêu cầu vật tư

Từ công trường → duyệt.

03Mua hàng (PO)

So sánh báo giá, đơn đặt hàng.

04Nhà cung cấp

Danh sách & đánh giá nhà cung cấp.

05Kho

Nhập / xuất / tồn kho vật tư.

06Vật liệu

Chủng loại, định mức, hao hụt.

07Máy móc - thiết bị

Lý lịch, điều động, theo dõi sử dụng.

08Nhiên liệu

Cấp phát, định mức, chi phí.

09Bảo trì - sửa chữa

Kế hoạch & lịch sử bảo trì.

10Kiểm định thiết bị

Giấy & hạn kiểm định / đăng kiểm.

11Điều chuyển

Điều chuyển giữa các công trường.

12Thanh lý vật tư - TB

Đề xuất & theo dõi thanh lý.

13Chi phí vật tư - TB

Tập hợp chi phí (phối hợp TC-KT).

14Cảnh báo tự động

Dưới tồn · kiểm định · bảo trì.

15Dashboard & báo cáo

Chỉ số vật tư - thiết bị.

16Phân quyền người dùng

Phân quyền theo vai trò.

17Văn bản, biểu mẫu

Kho biểu mẫu & thông báo.

Chỉ số theo dõi

KPI trọng tâm của phòng

Hệ thống tự tổng hợp các chỉ số này lên dashboard điều hành.

Không để thiếu vật tưTỷ lệ sử dụng thiết bịChi phí nhiên liệuHao hụt vật tư
IV · Công việc

Nhận việc · Giao việc · Khai báo

Ba nguồn hình thành công việc, vận hành theo mô hình 2 luồng của hệ thống.

Nhân viên tự khai báo

Các cá nhân chủ động khai báo công việc mình thực hiện.

Tự nhậpThường

Cấp trên giao xuống

Việc được giao theo phân cấp, giao tới cấp kề dưới.

Được giaoThường

Liên quan phòng/ban khác

Công việc phối hợp, liên kết dữ liệu giữa các phòng.

Phối hợpPhát sinh
Mô hình 2 luồng: phòng nhận đề xuất vật tư từ công trường và giao việc mua sắm; nhân viên tự khai báo nhập / xuất kho. Điều chuyển hoặc mua bổ sung đột xuất là việc Phát sinh. Phòng hỗ trợ — cung cấp dữ liệu cho tiêu chí Chi phí.
V · Dự án

Áp dụng theo từng dự án

Bộ chức năng của phòng được nhân bản cho mỗi dự án / gói thầu.

Dự án 1

Có đầy đủ 17 nhóm chức năng như trên (1–17).

Dự án 2

Có đầy đủ 17 nhóm chức năng như trên (1–17).

CII E&C · Bản demo trình bày phòng ban · nội dung theo phác thảo hệ thống