Phòng ban · Nhân sự

Phòng Nhân sự

Quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự: hồ sơ, hợp đồng, chấm công, lương – bảo hiểm, đào tạo và chứng chỉ; cảnh báo tự động khi hợp đồng hay chứng chỉ sắp hết hạn.

0nhóm chức năng
0cấp tài khoản
0chỉ số KPI theo dõi
0luồng công việc
I · Cung cấp yêu cầu

Thông tin cần mỗi phòng cung cấp

Bốn nhóm thông tin thu thập từ mỗi phòng để hệ thống bám sát thực tế vận hành.

QUAN TRỌNGĐề nghị mỗi phòng cung cấp đầy đủ 4 nhóm thông tin dưới đây

Đây là cơ sở bắt buộc để CII E&C thiết kế phần mềm đúng thực tế vận hành của phòng — vui lòng hoàn thiện trước khi cấu hình tài khoản, chức năng và luồng công việc.

YÊU CẦU 01

Mô tả công việc đang làm

Mỗi phòng liệt kê đầu việc thực tế đang thực hiện, để hệ thống số hóa đúng nhu cầu.

YÊU CẦU 02

Quy trình quản lý

Cách phòng đang tổ chức, kiểm soát và theo dõi công việc hiện tại.

YÊU CẦU 03

Quy trình giao & nhận việc

Trình tự giao việc từ cấp trên xuống và cách tiếp nhận, phản hồi, báo cáo.

YÊU CẦU 04

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Cách phối hợp, trao đổi dữ liệu và bàn giao với các phòng liên quan.

II · Tài khoản người dùng

Ba cấp tài khoản & phân quyền

Mỗi cấp có phạm vi giao việc và khai báo riêng, thống nhất trên toàn hệ thống.

Trưởng phòng nhân sự

Cấp trưởng

Giao việc · duyệt · xem toàn phòng · nhận báo cáo tự động

Phó phòng nhân sự

Cấp phó

Giao việc · nhận việc · tự khai báo công việc

Nhân viên

Nhân viên

Nhận việc · tự khai báo · công việc liên quan

III · Chức năng

Các nhóm chức năng của phòng

Danh mục đầy đủ để khách lựa chọn, bổ sung hoặc lược bớt khi triển khai thực tế.

01Hồ sơ nhân viên

Hồ sơ & danh sách nhân sự, liên kết profile.

02Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức, phòng ban, chức danh.

03Quá trình công tác

Lịch sử làm việc của nhân viên.

04Hợp đồng lao động

Quản lý HĐLĐ theo hồ sơ nhân viên.

05Cảnh báo tự động

HĐ sắp/đã hết hạn · sắp hết thử việc.

06Chấm công

Máy chấm công / GPS / app di động.

07Nghỉ phép

Đăng ký & duyệt nghỉ phép.

08Lương & phụ cấp

Bảng lương, phụ cấp theo kỳ.

09Bảo hiểm & thuế

BHXH và thuế thu nhập cá nhân.

10Tuyển dụng

Nhu cầu, ứng viên, quy trình tuyển.

11Đào tạo

Kế hoạch & hồ sơ đào tạo.

12Đánh giá nhân viên

Đánh giá định kỳ theo tiêu chí.

13Khen thưởng & kỷ luật

Quyết định khen thưởng, kỷ luật.

14Nghỉ việc

Quy trình & hồ sơ nghỉ việc.

15Dashboard & báo cáo

Tổng hợp chỉ số nhân sự.

16Phân quyền người dùng

Phân quyền theo vai trò.

17Văn bản, thông báo, biểu mẫu

Kho biểu mẫu & thông báo.

Chỉ số theo dõi

KPI trọng tâm của phòng

Hệ thống tự tổng hợp các chỉ số này lên dashboard điều hành.

Đủ nhân lực theo kế hoạchTỷ lệ nghỉ việcTỷ lệ đào tạoChứng chỉ còn hiệu lực
IV · Công việc

Nhận việc · Giao việc · Khai báo

Ba nguồn hình thành công việc, vận hành theo mô hình 2 luồng của hệ thống.

Nhân viên tự khai báo

Các cá nhân chủ động khai báo công việc mình thực hiện.

Tự nhậpThường

Cấp trên giao xuống

Việc được giao theo phân cấp, giao tới cấp kề dưới.

Được giaoThường

Liên quan phòng/ban khác

Công việc phối hợp, liên kết dữ liệu giữa các phòng.

Phối hợpPhát sinh
Mô hình 2 luồng: Trưởng phòng giao việc xuống phó phòng / nhân viên; nhân viên tự khai báo việc phát sinh. Việc Phát sinh (vd bổ sung nhân lực đột xuất) đi qua bước đề xuất → duyệt rồi mới vào danh sách; báo cáo tự tổng hợp lên cấp trên.
V · Dự án

Áp dụng theo từng dự án

Bộ chức năng của phòng được nhân bản cho mỗi dự án / gói thầu.

Dự án 1

Có đầy đủ 17 nhóm chức năng như trên (1–17).

Dự án 2

Có đầy đủ 17 nhóm chức năng như trên (1–17).

CII E&C · Bản demo trình bày phòng ban · nội dung theo phác thảo hệ thống