Phòng ban · Tài chính - Kế toán

Phòng Tài chính - Kế toán

Quản lý ngân sách, tạm ứng, thanh toán, công nợ, dòng tiền, chi phí, thuế và lợi nhuận; chủ trì tiêu chí Chi phí và Dòng tiền - Thanh toán.

0nhóm chức năng
0cấp tài khoản
0chỉ số KPI theo dõi
0luồng công việc
I · Cung cấp yêu cầu

Thông tin cần mỗi phòng cung cấp

Bốn nhóm thông tin thu thập từ mỗi phòng để hệ thống bám sát thực tế vận hành.

QUAN TRỌNGĐề nghị mỗi phòng cung cấp đầy đủ 4 nhóm thông tin dưới đây

Đây là cơ sở bắt buộc để CII E&C thiết kế phần mềm đúng thực tế vận hành của phòng — vui lòng hoàn thiện trước khi cấu hình tài khoản, chức năng và luồng công việc.

YÊU CẦU 01

Mô tả công việc đang làm

Mỗi phòng liệt kê đầu việc thực tế đang thực hiện, để hệ thống số hóa đúng nhu cầu.

YÊU CẦU 02

Quy trình quản lý

Cách phòng đang tổ chức, kiểm soát và theo dõi công việc hiện tại.

YÊU CẦU 03

Quy trình giao & nhận việc

Trình tự giao việc từ cấp trên xuống và cách tiếp nhận, phản hồi, báo cáo.

YÊU CẦU 04

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Cách phối hợp, trao đổi dữ liệu và bàn giao với các phòng liên quan.

II · Tài khoản người dùng

Ba cấp tài khoản & phân quyền

Mỗi cấp có phạm vi giao việc và khai báo riêng, thống nhất trên toàn hệ thống.

Kế toán trưởng

Cấp trưởng

Giao việc · duyệt chi · xem toàn phòng · nhận báo cáo

Phó phòng / Kế toán tổng hợp

Cấp phó

Giao việc · nhận việc · tự khai báo công việc

Kế toán viên

Nhân viên

Nhận việc · tự khai báo · công việc liên quan

III · Chức năng

Các nhóm chức năng của phòng

Danh mục đầy đủ để khách lựa chọn, bổ sung hoặc lược bớt khi triển khai thực tế.

01Ngân sách dự án

Dự toán & phân bổ ngân sách.

02Tạm ứng

Nội bộ / nhà cung cấp / đội thi công.

03Thanh toán

Nhà cung cấp, thầu phụ, chi phí.

04Công nợ

Công nợ phải thu / phải trả.

05Dòng tiền

Kế hoạch & thực tế dòng tiền.

06Chi phí thực tế

Theo dự án / khoản mục.

07Bảo lãnh

Tạm ứng / thực hiện / bảo hành.

08Hóa đơn - chứng từ

Đầu vào / đầu ra, chứng từ.

09Thuế

GTGT, TNDN và các loại thuế.

10Lợi nhuận

Theo dự án / toàn công ty.

11Tài sản cố định

Theo dõi & khấu hao TSCĐ.

12Lương

Chi trả lương (phối hợp Nhân sự).

13Cảnh báo tự động

Công nợ · bảo lãnh · thuế · dòng tiền.

14Báo cáo tài chính

BCTC & báo cáo quản trị.

15Dashboard & báo cáo

Chỉ số tài chính - kế toán.

16Phân quyền người dùng

Phân quyền theo vai trò.

17Văn bản, biểu mẫu

Kho biểu mẫu & thông báo.

Chỉ số theo dõi

KPI trọng tâm của phòng

Hệ thống tự tổng hợp các chỉ số này lên dashboard điều hành.

Dòng tiền dươngCông nợ quá hạnLợi nhuậnChi phí quản lý
IV · Công việc

Nhận việc · Giao việc · Khai báo

Ba nguồn hình thành công việc, vận hành theo mô hình 2 luồng của hệ thống.

Nhân viên tự khai báo

Các cá nhân chủ động khai báo công việc mình thực hiện.

Tự nhậpThường

Cấp trên giao xuống

Việc được giao theo phân cấp, giao tới cấp kề dưới.

Được giaoThường

Liên quan phòng/ban khác

Công việc phối hợp, liên kết dữ liệu giữa các phòng.

Phối hợpPhát sinh
Mô hình 2 luồng: Kế toán trưởng giao việc xuống kế toán viên; nhân viên tự khai báo chứng từ, thanh toán. Thanh toán khẩn ngoài kế hoạch là việc Phát sinh. Phòng chủ trì tiêu chí Chi phí và Dòng tiền - Thanh toán.
V · Dự án

Áp dụng theo từng dự án

Bộ chức năng của phòng được nhân bản cho mỗi dự án / gói thầu.

Dự án 1

Có đầy đủ 17 nhóm chức năng như trên (1–17).

Dự án 2

Có đầy đủ 17 nhóm chức năng như trên (1–17).

CII E&C · Bản demo trình bày phòng ban · nội dung theo phác thảo hệ thống