Phòng ban · Kế hoạch - Kinh doanh

Phòng Kế hoạch - Kinh doanh

Quản lý hợp đồng, phụ lục, khối lượng, tiến độ tổng thể, phát sinh – claim, thanh toán – quyết toán và công nợ; là đầu mối báo cáo điều hành của công ty.

0nhóm chức năng
0cấp tài khoản
0chỉ số KPI theo dõi
0luồng công việc
I · Cung cấp yêu cầu

Thông tin cần mỗi phòng cung cấp

Bốn nhóm thông tin thu thập từ mỗi phòng để hệ thống bám sát thực tế vận hành.

QUAN TRỌNGĐề nghị mỗi phòng cung cấp đầy đủ 4 nhóm thông tin dưới đây

Đây là cơ sở bắt buộc để CII E&C thiết kế phần mềm đúng thực tế vận hành của phòng — vui lòng hoàn thiện trước khi cấu hình tài khoản, chức năng và luồng công việc.

YÊU CẦU 01

Mô tả công việc đang làm

Mỗi phòng liệt kê đầu việc thực tế đang thực hiện, để hệ thống số hóa đúng nhu cầu.

YÊU CẦU 02

Quy trình quản lý

Cách phòng đang tổ chức, kiểm soát và theo dõi công việc hiện tại.

YÊU CẦU 03

Quy trình giao & nhận việc

Trình tự giao việc từ cấp trên xuống và cách tiếp nhận, phản hồi, báo cáo.

YÊU CẦU 04

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Cách phối hợp, trao đổi dữ liệu và bàn giao với các phòng liên quan.

II · Tài khoản người dùng

Ba cấp tài khoản & phân quyền

Mỗi cấp có phạm vi giao việc và khai báo riêng, thống nhất trên toàn hệ thống.

Trưởng phòng

Cấp trưởng

Giao việc · duyệt · xem toàn phòng · nhận báo cáo tự động

Phó phòng

Cấp phó

Giao việc · nhận việc · tự khai báo công việc

Nhân viên

Nhân viên

Nhận việc · tự khai báo · công việc liên quan

III · Chức năng

Các nhóm chức năng của phòng

Danh mục đầy đủ để khách lựa chọn, bổ sung hoặc lược bớt khi triển khai thực tế.

01Hồ sơ pháp lý dự án

Giấy phép, hồ sơ thầu, pháp lý.

02Đấu thầu & hồ sơ dự thầu

Gói thầu, hồ sơ, kết quả trúng thầu.

03Hợp đồng & phụ lục

Giá trị, phạm vi, điều chỉnh, phụ lục.

04Khối lượng hợp đồng (BOQ)

Bóc tách khối lượng, đơn giá.

05Tiến độ tổng thể

Lập & theo dõi tiến độ tổng.

06Kế hoạch doanh thu

Doanh thu theo dự án / kỳ.

07Phát sinh (Variation)

Đề xuất → duyệt → cập nhật hợp đồng.

08Claim & gia hạn (EOT)

Khiếu nại, xin gia hạn thời gian.

09Thanh toán & quyết toán

Hồ sơ thanh toán theo giai đoạn.

10Công nợ

Theo dõi thu hồi công nợ CĐT.

11Nhà thầu phụ

HĐ phụ, khối lượng, thanh toán.

12Quan hệ Chủ đầu tư (CRM)

Đầu mối khách hàng / CĐT.

13Cảnh báo tự động

HĐ · bảo lãnh · mốc thanh toán.

14Báo cáo điều hành

Tổng hợp phục vụ lãnh đạo.

15Dashboard & báo cáo

Chỉ số phòng KH-KD.

16Phân quyền người dùng

Phân quyền theo vai trò.

17Văn bản, biểu mẫu

Kho biểu mẫu & thông báo.

Chỉ số theo dõi

KPI trọng tâm của phòng

Hệ thống tự tổng hợp các chỉ số này lên dashboard điều hành.

Thanh toán đúng hạnPhát sinh được chấp thuậnThu hồi công nợTiến độ tổng thể
IV · Công việc

Nhận việc · Giao việc · Khai báo

Ba nguồn hình thành công việc, vận hành theo mô hình 2 luồng của hệ thống.

Nhân viên tự khai báo

Các cá nhân chủ động khai báo công việc mình thực hiện.

Tự nhậpThường

Cấp trên giao xuống

Việc được giao theo phân cấp, giao tới cấp kề dưới.

Được giaoThường

Liên quan phòng/ban khác

Công việc phối hợp, liên kết dữ liệu giữa các phòng.

Phối hợpPhát sinh
Mô hình 2 luồng: phòng nhận chỉ đạo từ Ban giám đốc và giao việc lập hồ sơ; nhân viên tự khai báo tiến độ. Phụ lục / Claim / Variation là việc Phát sinh — phải trình duyệt. Phòng chủ trì tiêu chí Hợp đồng - Pháp lý và Dòng tiền - Thanh toán.
V · Dự án

Áp dụng theo từng dự án

Bộ chức năng của phòng được nhân bản cho mỗi dự án / gói thầu.

Dự án 1

Có đầy đủ 17 nhóm chức năng như trên (1–17).

Dự án 2

Có đầy đủ 17 nhóm chức năng như trên (1–17).

CII E&C · Bản demo trình bày phòng ban · nội dung theo phác thảo hệ thống